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篇(1)

現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過網(wǎng)絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲。基層單位現(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。

即使是用數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點

現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財務制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規(guī)定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權(quán)下放的分級管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術(shù)，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占澹陀悬c困難了。大學的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現(xiàn)實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

四、總結(jié)

篇(2)

關鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 現(xiàn)狀 問題 對策

中圖分類號：G271

檔案管理現(xiàn)代化，就是應用現(xiàn)代管理學原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應用先進技術(shù)和先進設備，對檔案進行科學管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設服務。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個方面。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點。因此，有必要對我國檔案管理現(xiàn)代化建設情況進行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗，找出問題并提出對策，以真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經(jīng)濟社會建設。

一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程

檔案管理現(xiàn)代化也是一個與科技發(fā)展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發(fā)展進構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個相對的概念，過去曾經(jīng)先進實用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

從世界范圍來看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業(yè)人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會設立了檔案自動化專業(yè)委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。

我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。我國計算機檔案管理的發(fā)展，從時間進程上對以分力四個階段：即調(diào)查論證階段、初步實驗價段、技術(shù)攻關階段、網(wǎng)絡化及其推廣應用階段。

調(diào)查論證階段。1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應用，進行了調(diào)研和可行性論證工作。

初次實驗階段 。1983年.有少數(shù)幾個檔案館，使用計算機開發(fā)了檔案管理實驗性的應用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。

技術(shù)攻關階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應用檔案管理的―些技術(shù)難關，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統(tǒng)及應用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開始準備采用國家標準。

推廣應用階段。1987年后，隨著計算機軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應用，已開始向檔案管理的各個環(huán)節(jié)擴展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢。

20世紀90年代以來，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設進入了快速發(fā)展時期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡化階段；進入21世紀，則開始了以啟動數(shù)字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。與此同時，我國檔案部門還進行了現(xiàn)代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲存系統(tǒng)的一致性測試》等。這將有力地促進我國檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。

二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

近年來，檔案管理現(xiàn)代化建設取得了很大成績，如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應用，各檔案部門已基本實現(xiàn)計算機自動處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質(zhì)性的應用階段，檔案計算機管理正逐步走向網(wǎng)絡化等。

雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項工作畢竟是一項較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設中存在的問題

1、檔案管理現(xiàn)代化意識不強。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現(xiàn)代化的認識不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現(xiàn)代化進程中出現(xiàn)的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2、檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設的管理型、技術(shù)型和復合型人才就成為了當務之急。

3、對檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強有力的指導。從總體上看，各級檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的標準、規(guī)范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設備型號不一，功能各異，技術(shù)設備不配套，系統(tǒng)操作平臺不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來極大的障礙。

4、技術(shù)設備問題。由于經(jīng)濟條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

四、解決措施

針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

1、更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領導干部的認識，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉(zhuǎn)化為開放式服務，進而有計劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設。

2、加強檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動檔案現(xiàn)代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎素質(zhì)，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業(yè)務工作的質(zhì)量。其次加強對信息技術(shù)應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

3、加強組織領導，促進交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設是一項系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強組織領導，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標準，在設備購置、數(shù)據(jù)庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機關檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現(xiàn)代化建設有條不紊地發(fā)展。_

交流、合作，則是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國與世界上發(fā)達國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時地進行科學的交流、學習與合作。認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

4、加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎和保障。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

5、采用現(xiàn)代化管理。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標，以及為實現(xiàn)這一目標進行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財?shù)男в茫褭n案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務的信息中心。

總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項復雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

參考文獻：

1、傅榮校 《檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術(shù)革命進程的動態(tài)審視》 浙江大學出版社 2002年版

2、薛四新、彭榮、陳永生主編《檔案信息化應用系統(tǒng)建設》 機械工業(yè)出版社2006年版

3、宋寶英 《檔案管理現(xiàn)代化的幾點思考》 《世紀橋》 2009.2

4、韓先美 韓 波 《檔案管理現(xiàn)代化建設中存在的問題及對策》 《山東檔案》

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[關鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機已滲入社會的各個領域，以完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先應明確檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內(nèi)容。

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵。對檔案管理現(xiàn)代化的理解，應從思維方式現(xiàn)代化和管理方式現(xiàn)代化兩個方面去把握。所謂思維方式現(xiàn)代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學發(fā)展的客觀規(guī)律，應用現(xiàn)代科學技術(shù)的原理和方法，對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現(xiàn)代化，是指應該利用電子計算機技術(shù)、微縮技術(shù)及其它先進技術(shù)和設備，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)實施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發(fā)展的水平，實現(xiàn)“五化”，即思維超前化、技術(shù)自動化、組織網(wǎng)絡化、體系多元化、結(jié)構(gòu)綜合化。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性。首先，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應時展，適應科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

其次，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護水平。

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路。傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環(huán)境中解放出來，且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現(xiàn)代化的主要技術(shù)標志――信息化

現(xiàn)代化的技術(shù)標志是信息化，信息技術(shù)是當代技術(shù)的前沿，看一個國家或地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數(shù)字化、網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數(shù)字檔案館的開發(fā)研究和建設，涉及信息技術(shù)的方方面面，因此可以說，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的集中體現(xiàn)。

以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡，而是包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機輔助設計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的、具有強大服務功能的跨機構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，是繼數(shù)字圖書館之后，在網(wǎng)上扮演重要角色的又一知識網(wǎng)絡，是國家的數(shù)字信息基礎工程。

數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化，而是代表了網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規(guī)范與法規(guī)的制定和推行、軟、硬件基礎設施的構(gòu)建、應用系統(tǒng)的開發(fā)、數(shù)字資源的建設、人才隊伍的培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，是一個與軟件工程、網(wǎng)絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統(tǒng)工程。

三、檔案現(xiàn)代化管理對檔案工作人員的要求

檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應用，即檔案的計算機管理。電子計算機以其高速運算能力和極強的數(shù)據(jù)處理能力，給檔案工作者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，為了讓電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學會利用現(xiàn)代化檔案管理手段―檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應計算機時代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電子計算機及各類現(xiàn)代化辦公設備，進行電子文件的制作，使用和維護。

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1.1檔案管理體制不健全，標準不統(tǒng)一

醫(yī)療設備檔案管理制度不健全以及相關的操作不夠規(guī)范是如今醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作的主要問題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責任和分工不夠明確，工作不協(xié)調(diào)，不能充分發(fā)揮各個科室的職能，檔案管理機構(gòu)的設置較為混亂分散，且各個部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證，且可能重復收集信息，浪費資源的同時增加了查找的困難，不能實現(xiàn)管理的科學化[3]。

1.2缺少專業(yè)管理人員，缺乏專業(yè)精神

大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護理、醫(yī)技等人員均可能轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動性大。由于醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職人員對檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新[4，5]。另外，目前從事檔案管理的工作人員法制意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

1.3現(xiàn)代化管理水平低

由于目前醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的設置較為混亂分散，檔案管理人員缺乏專業(yè)精神，檔案管理的現(xiàn)代化步伐緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工提取數(shù)據(jù)，出錯概率較高，且難以保證相關數(shù)據(jù)的準確性，難以適應新形勢新醫(yī)改的發(fā)展趨勢[6]。在實際工作中，多數(shù)醫(yī)院只重視對醫(yī)療設備的考察、論證、引進。引進新的醫(yī)療設備后只重視醫(yī)療設備的安裝、驗收和調(diào)試，對醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作抓得不到位，沒有專人負責管理醫(yī)療設備檔案，導致醫(yī)療設備檔案資料收集不全甚至丟失。

1.4重管輕用

目前絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理普遍存在重管輕用的現(xiàn)象，醫(yī)院在收集整理保管檔案后就很少再被利用，難以開發(fā)檔案信息資源，浪費了許多極為寶貴的對醫(yī)療、科研、教學具有重要意義的病歷檔案。不能充分利用醫(yī)院檔案信息，則失去了檔案管理的意義。傳統(tǒng)的檔案管理查找困難，信息不全。由此可見，重管輕用嚴重阻礙了醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展[7，8]。

1.5檔案管理重視度不夠，不能很好地利用檔案

在醫(yī)院，通常更加重視醫(yī)療工作，將醫(yī)療工作視為醫(yī)院的首要頭等大事，但醫(yī)院常常忽略了對檔案管理的重視，領導干部在思想意識上缺乏對檔案管理工作的重視，領導干部將醫(yī)院的經(jīng)濟效益放在首位，沒有考慮到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對醫(yī)院未來的發(fā)展、對醫(yī)院醫(yī)療經(jīng)驗的傳承、對科研工作等多方面的重要性[9]。醫(yī)院領導機構(gòu)對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作投入較少，甚至忽略檔案管理工作，這將導致檔案管理工作者對做好醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的意識更加淡薄，不能與時俱進，總是持著舊的思路來工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低，檔案室在醫(yī)院形同虛設。

1.6檔案管理工作不規(guī)范，檔案歸檔內(nèi)容不清晰

伴隨社會的日益發(fā)展，現(xiàn)代化社會科技發(fā)展與日俱進，醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理工作的標準日顯陳舊且不規(guī)范，檔案管理工作者甚至不能很好地界定歸檔內(nèi)容，醫(yī)院總是根據(jù)自己的需要來收集管理醫(yī)療衛(wèi)生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[10]。許多有價值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費，破壞了檔案工作的完整性。伴隨醫(yī)院檔案管理的變化，醫(yī)院必須制定一套統(tǒng)一規(guī)范的管理標準和模式對醫(yī)療衛(wèi)生檔案進行管理，否則將無法適應新形勢下醫(yī)院經(jīng)營管理的新模式。

1.7檔案管理制度不完善，歸檔工作不及時

大部分的醫(yī)院在醫(yī)院的管理考核體系中缺乏對檔案管理工作考核的具體內(nèi)容，缺乏專業(yè)的檔案管理組織架構(gòu)、沒有統(tǒng)一的檔案管理流程和制度、檔案管理工作人員職責不明確，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價措施。檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫(yī)院檔案信息的有效利用率[11]。

1.8檔案監(jiān)管機制不完善、檔案信息安全無法保障

目前部分醫(yī)院的檔案管理仍處于各個臨床科室分散管理的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的監(jiān)管機制[12]。這種管理方式極其不利于檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，難以發(fā)揮檔案信息資源的整體優(yōu)勢，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案人員，不能及時歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應有的價值。

2醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)院管理及醫(yī)院發(fā)展的意義

2.1醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以為醫(yī)院的管理工作提供發(fā)展動力

醫(yī)療衛(wèi)生檔案屬于無形資產(chǎn)的一種，是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分之一，醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)院的管理具有精神推動作用，把醫(yī)療衛(wèi)生檔案貫穿整個醫(yī)院的管理、經(jīng)營、臨床、科研等實踐活動中，并對其進行完整地記錄，可為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供前進的動力[13]。與此同時，醫(yī)院檔案資料中蘊藏著極為豐富的智力資源和極有價值的科研潛力，把這些智力資源和科研潛力應用到醫(yī)院的管理實踐中，可調(diào)動醫(yī)院全體職工的工作積極性，在工作中發(fā)揮員工的主動性和創(chuàng)造性，有助于促進醫(yī)學知識創(chuàng)新與現(xiàn)代化和科學化的醫(yī)院管理。

2.2醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院管理工作的信息來源

醫(yī)療衛(wèi)生檔案真實地記錄了往復不斷的現(xiàn)象和過程，使瞬間的疾病有了永恒的記錄，為人們研究疾病的本質(zhì)、準確尋找疾病的內(nèi)在規(guī)律提供可靠的依據(jù)。憑借真實記錄的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，有助于醫(yī)務人員了解過去、把握今日、創(chuàng)新明日。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過文字、數(shù)據(jù)、表格、影像、彩圖等資料真實地反映出醫(yī)療、教學、科研等信息，這些檔案資料作為原始素材有助于提高醫(yī)療技術(shù)水平和服務質(zhì)量，醫(yī)院管理者可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案總結(jié)過去、把握現(xiàn)在、開創(chuàng)未來，加快醫(yī)院的全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

2.3醫(yī)療衛(wèi)生檔案為醫(yī)院管理者提供科學決策依據(jù)

醫(yī)院的日常管理中，醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息應滲透到管理工作的每個環(huán)節(jié)，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進醫(yī)院管理工作發(fā)展。利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案促進醫(yī)療質(zhì)量的進步，為新業(yè)務、新技術(shù)的開展提供科學的原始依據(jù)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院落實“以質(zhì)量為核心”的根本保證，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可促進醫(yī)學科研成果與技術(shù)的發(fā)展，可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學診療技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案還可推動醫(yī)院管理決策更加科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，有助于提高醫(yī)院管理者的能力和水平。

2.4開發(fā)利用檔案應為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務

醫(yī)療衛(wèi)生檔案可真實反映醫(yī)院建設與發(fā)展的歷史，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的必要條件。醫(yī)院在制定其長期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和工作目標時，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可為其提供翔實依據(jù)，有了醫(yī)療衛(wèi)生檔案的資料與信息的支持和保障，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃才能長久可持續(xù)。有效合理f開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者服務是醫(yī)院檔案管理的主要目的。

3新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路

3.1健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

健全醫(yī)院檔案管理制度可從多方面開始執(zhí)行：如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應的考核和獎懲制度，充分調(diào)動各個科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。同時醫(yī)院制定的檔案管理制度應符合醫(yī)院的具體情況，選擇從事檔案管理時間較長的具有管理經(jīng)驗的人員組成檔案管理小組，同時檔案管理小組中應包括相關的技術(shù)人員，必要時給予專業(yè)技術(shù)指導，檔案管理小組應廣泛收集各臨床科室的意見，認真總結(jié)臨床科室的具體要求，同時結(jié)合檔案管理的經(jīng)驗，制定切實可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

3.2強化管理意識，提高業(yè)務水平

醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量[15]。醫(yī)院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進行保管，醫(yī)院檔案管理是將醫(yī)院檔案管理工作科學化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務水平。但當今醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，醫(yī)院可通過組織業(yè)務培訓等方法來強化管理人員的管理意識。醫(yī)院應將培養(yǎng)醫(yī)院檔案人員納入人才培養(yǎng)計劃重視培養(yǎng)復合型人才。專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等方法均可提高檔案管理人員的業(yè)務水平和業(yè)務素養(yǎng)。檔案管理工作人員也應定期進行考核、制定獎懲制度，充分調(diào)動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對檔案的管理意識，得到領導的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。

3.3引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

篇(5)

1黃委計算機檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

隨著計算機技術(shù)的不斷提高和發(fā)展,計算機的應用已滲透到各個領域。經(jīng)過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計算機的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個,保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計算機,部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫,檔案工作基本上實現(xiàn)了計算機管理,有些單位還上了內(nèi)部網(wǎng)。委檔案館建立了“治黃檔案信息計算機管理與服務網(wǎng)絡系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關專業(yè)文獻204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內(nèi)水利信息的數(shù)字資源體系,并實現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動化系統(tǒng)的連接,可以自動接收和處理辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內(nèi)網(wǎng)上開放,我委辦公網(wǎng)絡覆蓋范圍內(nèi)的委屬各單位都可以登錄查詢。基本實現(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計電腦化,大大提高了工作效率。

黃委檔案館的“治黃檔案信息計算機管理與服務網(wǎng)絡系統(tǒng)”項目完成后,將在此基礎上,應用先進的Intranet組網(wǎng)技術(shù),充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)和虛擬專用網(wǎng)絡,建立一個覆蓋廣泛的增值網(wǎng)絡服務平臺,建成一個虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領導及廣大職工提供決策支持及信息服務。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動化,提高工作效率。

2黃委計算機檔案管理人員的狀況

黃委現(xiàn)有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計算機的專業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內(nèi)部舉辦的計算機操作技術(shù)培訓班。他們經(jīng)過學習,雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計算機管理工作,對工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實踐和學習,積累了豐富的經(jīng)驗,能夠勝任目前的工作。但是,隨著計算機知識更新的加快,硬件設備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計算機管理將會出現(xiàn)一個嶄新的局面。實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理是我們的目標,這就需要大批計算機管理技術(shù)人才,根據(jù)檔案部門的現(xiàn)有條件,靠引進計算機技術(shù)人才是不現(xiàn)實的,因此培養(yǎng)計算機應用人才成為檔案部門的當務之急。

3如何培養(yǎng)黃委檔案計算機管理技術(shù)人才

根據(jù)黃委檔案的計算機管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結(jié)構(gòu),培養(yǎng)計算機管理技術(shù)人才要實現(xiàn)長遠規(guī)劃和短期計劃相結(jié)合,既要滿足當前的急需,又要兼顧中長期發(fā)展的需求。

3.1利用委信息中心的設備和技術(shù)力量,舉辦短期電腦培訓班

可計劃在1~2年內(nèi)舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎知識教育,初步掌握電腦基礎知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計算機管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎知識和操作經(jīng)驗的檔案人員參加學習,提高他們的電腦綜合應用能力。

初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓的檔案人員。

教學目的:通過學習,使學員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應用。

教學內(nèi)容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學習并且經(jīng)過一年以上的電腦實際應用的檔案人員。

教學目的:通過學習,提高學員電腦綜合應用能力,使他們的操作技能得到進一步鞏固和提高,掌握電腦維護的一般技能。

教學內(nèi)容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護。

3.2委托高校代培檔案計算機管理專門人才

短期培訓班只能滿足當前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計算機技術(shù)的廣泛應用,檔案部門對計算機技術(shù)人才需求會越來越迫切。培訓檔案的計算機管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進的技術(shù)設備,委托他們?yōu)闄n案部門培養(yǎng)專門的計算機技術(shù)人才。根據(jù)我委檔案部門具體情況和對計算機人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)洹⒂志邆溆嬎銠C基礎知識的年輕干部參加學習,經(jīng)過系統(tǒng)學習掌握計算機專業(yè)知識,將來成為檔案的計算機管理專門人才。根據(jù)黃委檔案計算機管理發(fā)展的需要,應盡快委托地方高校舉辦一個電腦應用技術(shù)高級培訓班。可采取講授和自學相結(jié)合的教學方式,每次集中進行半個月的學習,全部課程在一年半內(nèi)完成。教學內(nèi)容應包括:

(1)數(shù)據(jù)庫:數(shù)據(jù)庫基本原理、Foxpro基本知識、運用Foxpro開發(fā)應用程序。

(2)網(wǎng)絡技術(shù):計算機網(wǎng)絡基本概念、局域網(wǎng)的構(gòu)造、Internet&Intranet、網(wǎng)絡綜合布線。

(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。

(4)計算機硬件;計算機基本組成原理及結(jié)構(gòu)、計算機故障排除方法,(5)計算機安全防護:計算機病毒及防治,計算機網(wǎng)絡的安全,計算機日常維護。

篇(6)

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

篇(7)

一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題

第一，缺少檔案管理投入。在現(xiàn)代化檔案管理中，其最大障礙則是經(jīng)費不足，這又決定于管理者對檔案管理現(xiàn)代化的認識程度。當前檔案管理現(xiàn)代化意識不高，致使管理缺少資金投入，無法配置現(xiàn)代化先進設備，特別是那些基層單位, 仍舊是簡陋的檔案室，基礎條件不好，沒有充足的安全措施，亦或建設不規(guī)范、不標準，更談不上數(shù)字化、信息化檔案建設與管理。

第二，檔案標準化需完善。在檔案管理現(xiàn)代化中，檔案標準化是其重要構(gòu)成部分與主要條件。自20世紀80年代起，我國制定了系列的標準化文件, 并逐漸形成管理體系。因檔案本身存在復雜性，這使得檔案管理體系也具有復雜性、管理分散性等特征。又因歷史原因，我國的檔案管理往往是自給自足、各自為政，不同單位依據(jù)自身實力來選取設備，呈現(xiàn)五花八門、參差不齊的現(xiàn)象。目前，許多檔案系統(tǒng)軟件，未依據(jù)國際標準，缺少標準化水平，功能單一，數(shù)據(jù)零散，共享性不高，甚至存在較大的盲目性。這些都影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程，阻礙了檔案信息化與網(wǎng)絡化的建設。

第三，專業(yè)管理人員不足。在現(xiàn)代化檔案管理中，管理人員按照不同層次可分為三種：第一種為高級檔案管理館員；第二種是檔案管理館員；第三種則為檔案助理管理員。

其中，第一種管理人員，通常具備較強的政策水平與政治理論；具有較高的現(xiàn)代化管理技術(shù)與文化素質(zhì)，擅長檔案管理，可以科學擬定檔案發(fā)展計劃；具有較高的決策與組織、協(xié)調(diào)能力。在現(xiàn)代化檔案管理中，對檔案管理者提出了更高的要求。第二種管理人員，其學歷較第一種偏低。缺少既懂得現(xiàn)代科學技術(shù)與檔案管理，又懂得經(jīng)濟管理與社會科學的復合人才。第三種，則普遍素質(zhì)較低，這直接影響了新方法與新技術(shù)在檔案管理中的應用。

二、檔案管理現(xiàn)代化問題的解決對策

第一，增加投入力度，加強管理意識。在檔案管理現(xiàn)代化中，需要一定的物質(zhì)基礎，如資金、設備等。所以，為推進檔案管理現(xiàn)代化，各單位需注意如下幾點。一是各方應加大設備與資金的投入，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，將檔案管理現(xiàn)代化融于單位計劃中，并及時考核。二是各級領導，特別是檔案主管領導，需定期開展工作匯報，以掌握檔案工作狀況，及時發(fā)現(xiàn)與解決問題，為后面的檔案管理奠定基礎。三是注重工作的合作交流，集思廣益，補足檔案管理現(xiàn)代化的缺陷，增強現(xiàn)代化管理。四是做好檔案的經(jīng)費預算，做好專項預算，如檔案信息化建設、檔案維護或搶救等方面的花費，需重點保障。五是嚴格標準，規(guī)范管理，建立綜合性檔案室，做好各項保護措施，如防火、防潮、采光、通風等。條件允許下，可添加掃描儀、電腦、空調(diào)等現(xiàn)代設備，以提升信息化管理水平，保證安全利用檔案，避免損壞或丟失檔案資料，同時保障檔案信息嚴密性，避免泄密、失密。

第二，促進管理標準化，提高管理效率。在檔案管理現(xiàn)代化中，其基礎是檔案管理標準化。只有基于先進技術(shù)、明確分工、廣泛協(xié)作，才可實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在現(xiàn)代社會，我們進行檔案管理時，需一定標準對信息共享與網(wǎng)絡溝通加以規(guī)范，比如傳遞檔案數(shù)據(jù)、交換檔案信息、共享檔案資源等，均需制定與構(gòu)建不同的管理標準，以建立管理體系，保證現(xiàn)代化檔案管理各項工作依照一定的標準順利進行。在檔案管理中，有時會出現(xiàn)側(cè)重本單位的特殊性, 不可更改管理方式的現(xiàn)象。實際上，這拒絕了或無視了管理的標準化，限制了現(xiàn)代化管理的發(fā)展。而有些標準涉及的因素多，如數(shù)據(jù)格式、運行環(huán)境等，因而需花費一定的物力與人力，這就需要廣泛協(xié)作，不斷推進。

第三，培養(yǎng)復合型人才，提升管理人員素質(zhì)。在檔案管理中，人起著十分重要的作用。在檔案管理現(xiàn)代化中，對人員的要求則更高，不但需具備豐富的檔案管理理論與實踐知識，也需具備一定的寫作、信息技術(shù)與經(jīng)濟等綜合知識。因此，企業(yè)應提升人員素質(zhì)，加強隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才。其次，還需強化管理人員的繼續(xù)教育與培訓，通過全方位、多形式，如一專多才、一專多能、復合型的教育與培訓，以優(yōu)化人員知識結(jié)構(gòu)，增強人員的操作與管理能力。同時，培養(yǎng)管理人員的優(yōu)良品質(zhì)，使其能甘于奉獻、吃苦耐勞，為檔案管理現(xiàn)代化，其積極推進作用。