時間:2023-09-03 14:46:34
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[關(guān)鍵詞]隱性知識 主題圖 知識管理 企業(yè)
[分類號]G350
1 引言
隨著知識經(jīng)濟的興起和快速發(fā)展,知識已經(jīng)成為企業(yè)寶貴的資源,是企業(yè)提高創(chuàng)新能力和保持競爭優(yōu)勢的重要保障。企業(yè)中的知識分為顯性知識和隱性知識,由于顯性知識易于被其他企業(yè)習(xí)得,而隱性知識因具有內(nèi)隱性的特點,使其難以被其他企業(yè)所模仿與復(fù)制,因此隱性知識已成為企業(yè)形成自身核心競爭力的一個重要來源。與顯性知識相比,隱性知識也更能為企業(yè)創(chuàng)造價值。當(dāng)前,有關(guān)隱性知識的管理主要有兩種模式:編碼化模式和人格化模式…。編碼化模式是指對企業(yè)擁有的隱性知識,通過各種手段外化為顯性知識,然后將這些外化后產(chǎn)生的顯性知識進行加工整理并存儲在數(shù)據(jù)庫中加以利用的方式;人格化模式是指通過與知識創(chuàng)造者的直接接觸和交流實現(xiàn)對企業(yè)隱性知識的學(xué)習(xí)和共享的方式。然而,由于隱性知識自身的特性(默會性、實踐性、情境性、個體性等),單獨使用其中任何一種管理模式都無法實現(xiàn)對其的有效管理,而綜合兩種模式對隱性知識進行管理的理論探討為數(shù)不多,相關(guān)的實證方面的研究從目前占有的資料來看還未發(fā)現(xiàn)。為此。本文在對企業(yè)隱性知識及其管理的相關(guān)理論進行深入分析的基礎(chǔ)上,綜合隱性知識管理兩種模式各自的優(yōu)點,提出一種基于主題圖的企業(yè)隱性知識管理方法。該方法能夠?qū)﹄[性知識進行有效組織,準(zhǔn)確定位隱性知識資源,進而實現(xiàn)對企業(yè)隱性知識的較為全面的管理。
2 隱性知識及其分類
隱性知識這一概念最早由波蘭尼提出,自其之后,不同領(lǐng)域的專家對隱性知識進行了深入的研究。然而有關(guān)隱性知識的內(nèi)涵和外延的界定,不同的學(xué)者從不同的角度提出了自己關(guān)于隱性知識的理解和相應(yīng)的理論。通過波蘭尼(polanyi)、斯騰伯格(Steinberg)、克萊蒙特(Clement)、野中郁次郎(Ikujiro nonaka)、鐘義信、金明律和徐耀宗等國內(nèi)外學(xué)者專家提出的有關(guān)隱性知識的理論,我們發(fā)現(xiàn),隱性知識和顯性知識的界限并不是絕對明確的。事實上,顯性知識和隱性知識之間以及隱性知識內(nèi)部都形成了一個連續(xù)性的譜系。波蘭尼認(rèn)為,隱性知識是顯性知識的基礎(chǔ),一切顯性知識都有其隱性知識根源,顯性知識必須依賴于隱性知識去理解和運用,一種完全顯性的知識是不可思議的。也就是說,就知識本身而言,往往是同時既具有隱性知識成分又具有顯性知識成分。而且兩種知識之間也不是彼此獨立的,而是存在某種聯(lián)系。此外,波蘭尼也一再告誡我們,不要把隱性知識理解為神秘的經(jīng)驗,隱性知識的存在,并不是否定我們可以將隱性知識外化,而只是否定我們能充分地實現(xiàn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化。隱性知識的以上特性,為我們對隱性知識的管理提供了理論依據(jù):①隱性知識可以外化,只是有些隱性知識由于隱性知識擁有者自身的編碼能力有限或人類尚未創(chuàng)造出適合的符號代碼來表述這些知識,而使得人們無法完全表述這些隱性知識從而使其表現(xiàn)為內(nèi)隱狀態(tài);②知識的連續(xù)譜系性為我們對那些目前尚且無法編碼化的隱性知識的管理提供了可能,我們可以通過對知識中已經(jīng)編碼化的顯性部分的管理,來實現(xiàn)對知識的尚未編碼化的隱性部分的定位(找到隱性知識載體也即專家),而后通過與隱性知識的載體的進一步的交流,較為全面地獲取隱性知識,從而實現(xiàn)對隱性知識的間接管理。
通過對隱性知識的研究成果的分析,我們同時又發(fā)現(xiàn),造成當(dāng)前各位學(xué)者對隱性知識內(nèi)涵和外延的理解不盡相同的主要原因在于對隱性知識的內(nèi)隱程度的界定不同(事實上這主要是由于隱性知識的連續(xù)譜系性造成的)。為此,我們可以根據(jù)隱性知識內(nèi)隱程度的不同對隱性知識進行分類,這樣一方面便于我們對隱性知識含義的把握和理解,另一方面有利于我們對不同層次的隱性知識進行有針對性的管理。結(jié)合挪威哲學(xué)家格里門(Gfimen)對近半個世紀(jì)以來的有關(guān)隱性知識研究的梳理,本文將企業(yè)的隱性知識分為以下四類:①無法編碼化的隱性知識:指那些無法用符號代碼外化的隱性知識;②格式塔式的隱性知識:只有在特定的情景下才能被誘發(fā)出的潛意識的隱性知識;③無意識、欠編碼化的隱性知識:能夠通過編碼化被外化但由于未意識到該隱性知識的存在而欠編碼化的隱性知識;④有意識、欠編碼化的隱性知識:出于某種目的,有意識地將能夠通過編碼化而外化的知識隱藏起來而不編碼化的那部分隱性知識。
3 基于主題的企業(yè)隱性知識管理
借助于主題圖這一知識管理工具,綜合隱性知識管理的兩種模式的優(yōu)點,本文提出了一個基于主題圖的企業(yè)隱性知識管理的方法。如圖1所示:
從圖1可以看出,該模型主要包括以下幾個功能步驟:間接外化、直接外化、知識標(biāo)引和建立知識元間的關(guān)聯(lián)等。
?間接外化:主要是獲取無法編碼化的隱性知識和格式塔式的隱性知識的一些隱性知識線索,存儲在隱性知識線索庫中,以便對其進行標(biāo)引。
?直接外化:主要是通過采取各種軟的管理方面的措施或硬的技術(shù)方面的措施實現(xiàn)對無意識、欠編碼化的隱性知識和有意識、欠編碼化的隱性知識的編碼化,并存儲在專家專長庫中,以便對其進行標(biāo)引。
?知識標(biāo)引:主要是在隱性知識線索庫、專家專長庫和專家基本信息庫的支持下,實現(xiàn)對專家擁有的隱性知識的標(biāo)引,生成知識元。需要說明的是專家基本信息庫中存儲的專家的一些基本信息如姓名、性別、年齡、職務(wù)、學(xué)歷、專業(yè)、聯(lián)系方式等,這些基本信息可以從企業(yè)的人事部門獲得。
?建立知識元間的關(guān)聯(lián):主要是通過知識元之間的各種關(guān)系(如屬分關(guān)系、同義關(guān)系、內(nèi)在邏輯關(guān)系等)和專家之間的人際關(guān)系分別建立主題圖和專家網(wǎng)絡(luò)圖。主題圖的作用主要是用來定位編碼化的隱性知識和未被編碼化的隱性知識載體(專家);而專家網(wǎng)絡(luò)的作用在于實現(xiàn)通過專家找專家,并建立信任關(guān)系。
4 基于主題圖的企業(yè)隱性知識管理方法的實施
從上述模型可以看出,本文提出的企業(yè)隱性知識管理方法,采取的是編碼化模式和人格化模式相結(jié)合的方式。該方式一方面采取編碼化模式將隱性知識中易于或能夠編碼化的部分通過采取各種措施實現(xiàn)編碼化,然后將這些已經(jīng)編碼化的隱性知識存儲在專家專長庫中,對其進行索引,供人們檢索利用;另一方面采取人格化模式,通過各種途徑獲取無法編碼化的隱性知識的線索,對這些隱性知識線索進行標(biāo)引,其索引地址為擁有該隱性知識的專家,這樣用戶要想獲得知識中這些尚未編碼化的隱性知識部分,則只需與該專家
取得聯(lián)系,然后通過與該專家直接或間接的交流來獲取其所需要的這些隱性知識。接下來將較為詳細(xì)地論述其實現(xiàn)過程。
4.1 隱性知識的間接外化
無法編碼化的隱性知識和格式塔式的隱性知識是強隱性知識,強隱性知識,凸顯了知識和人工符號代碼之間的邏輯鴻溝,它們原則上是不能用人工符號代碼來充分表達(dá)的。然而,這并不是說其不能被外化。格里門在其強的隱陛知識理論中指出強的隱性知識并不是完全不可外化的,它無法用語言這一工具外化,但可以通過行動來外化;強的隱性知識也并不意味著其無法被習(xí)得。它完全可以通過“師徒關(guān)系”來獲得。格里門的強的隱性知識理論告訴我們盡管無法編碼化的隱性知識和格式塔式的隱性知識無法被編碼化,但我們可以通過一些方式獲取這些強的隱性知識的一些線索,然后以這些隱性知識線索作為找到擁有這些隱性知識的專家的指南。最后通過與這些專家的直接或間接交流來獲取這些隱性知識。依據(jù)以上原理,本文對這些強的隱性知識的外化采取的是間接外化的方式,依據(jù)這些通過間接外化獲得的隱性知識線索對隱性知識載體(專家)進行標(biāo)引,進而通過對這些專家的定位和管理來實現(xiàn)對其擁有的這些強隱性知識的間接管理。
針對無法編碼化的隱性知識和格式塔式的隱性知識這兩類強隱性知識的特點,本文采取訪談、問卷調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等方法獲取這些強的隱性知識的一些線索。
訪談:訪談按照訪談的結(jié)構(gòu)可以分為結(jié)構(gòu)性訪談、非結(jié)構(gòu)性訪談和半結(jié)構(gòu)性訪談。結(jié)構(gòu)性訪談是獲取格式塔式隱性知識線索的一種有效方法,我們通過結(jié)構(gòu)性訪談,事先將某個情景描述出來,在特定場景--下,詢問專家此種情況下可能采取的行動,從而獲得格式塔式隱性知識的一些線索。對于無法編碼化的隱性知識,我們采取非結(jié)構(gòu)性訪談和半結(jié)構(gòu)性訪談相結(jié)合的方式來獲取無法編碼化的隱性知識的一些線索。非結(jié)構(gòu)性訪談主要由被訪問者引導(dǎo)話題的方向,而采訪者則根據(jù)被訪問者談話中呈現(xiàn)的話題進行提問。在訪談初期。通過非結(jié)構(gòu)性訪談獲得一些訪談資料,為半結(jié)構(gòu)性訪談確定一個訪談的主題;接下來,采用半結(jié)構(gòu)性訪談的方式,圍繞非結(jié)構(gòu)性訪談中確定的主題提出問題,當(dāng)然,在訪談的過程中仍然采取開放的方式。
?問卷調(diào)查:問卷調(diào)查法實質(zhì)上是一種書面形式的談話調(diào)查,它是通過讓被調(diào)查者填寫問卷的形式進行的,適用于了解被調(diào)查對象不愿面對面交談的問題或有顧慮的問題。同樣,問卷按結(jié)構(gòu)可以分為無結(jié)構(gòu)型問卷、半結(jié)構(gòu)型問卷和結(jié)構(gòu)型問卷。結(jié)構(gòu)型問卷是首先設(shè)定某種情景,然后根據(jù)情景狀況設(shè)計詳細(xì)列出一些問題,這些問題可以是選擇式、判斷式等,我們主要使用其獲取格式塔式的隱性知識線索。對于無法編碼化的隱性知識主要采取無結(jié)構(gòu)型問卷調(diào)查和半結(jié)構(gòu)型問卷調(diào)查來獲取其線索。無結(jié)構(gòu)型問卷是對問題不擬定,只限定調(diào)查的方向,主要是進行探索性的調(diào)查。獲取專家所擁有的隱性知識的主題類別。半結(jié)構(gòu)型問卷是將無結(jié)構(gòu)型問卷與結(jié)構(gòu)型問卷融合在一起的一種問卷形式,在專家的隱性知識的主題類別確定之后,采取此種問卷以獲取更多的隱性知識線索。
?文獻(xiàn)調(diào)查:文獻(xiàn)調(diào)查主要是根據(jù)專家發(fā)表的期刊論文、會議論文、擁有的專利等編碼化的顯性知識。獲取專家擁有的強的隱性知識線索,是一種通過專家知識中的顯性部分獲取專家知識中強的隱性知識線索的一種重要的方法。
?網(wǎng)絡(luò)調(diào)查:網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法主要是通過檢索分析專家在博客、論壇、維基百科、微博等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中發(fā)表的言論來獲取專家擁有強的隱性知識的線索的一種重要方法。由于這些網(wǎng)絡(luò)空間為用戶提供了某種情景,專家往往在不經(jīng)意間流露出自己所擁有的隱陛知識。通過以上方法我們就獲得了誰擁有什么主題類型的隱性知識等強的隱性知識的線索,這些隱性知識線索盡管不是隱性知識本身。但卻是通往隱性知識載體的重要途徑。
4.2 隱性知識的直接外化
隱性知識的直接外化主要是對無意識、欠編碼化和有意識、欠編碼化的兩種類型的隱性知識的外化。無意識、欠編碼化的隱性知識是能夠被編碼化但由于未意識到該隱性知識的存在而欠編碼化的隱性知識。對于這類隱性知識。一方面,應(yīng)培養(yǎng)企業(yè)員工的知識素養(yǎng)、知識意識和捕捉知識的能力;另一方面,要建立良好的企業(yè)文化和組建知識學(xué)習(xí)和創(chuàng)新型團隊,使成員在相互交流中,相互學(xué)習(xí),取長補短,并經(jīng)常開展一些正式或非正式的頭腦風(fēng)暴活動,使企業(yè)員工在不經(jīng)意間表達(dá)自己的隱性知識。有意識、欠編碼化的隱性知識往往是知識的擁有者出于某種目的(如擔(dān)心因隱性知識的外化導(dǎo)致自己影響力或地位的降低,利益受損等),有意識地將能夠編碼化的知識隱藏起來而不編碼化。對于這類隱性知識,通常采取激勵的方式來促使其外化,這些激勵措施主要可以分為三類:物質(zhì)激勵、精神激勵和環(huán)境激勵。物質(zhì)激勵是指為獎勵隱性知識的擁有者提供的隱性知識而給予的經(jīng)濟報酬。物質(zhì)激勵的方式主要包括隱陛知識產(chǎn)權(quán)保護制度、知識股權(quán)期權(quán)制度、知識薪酬支付制度等;精神激勵主要包括榮譽表彰、知識晉升制度、知識署名制度等;環(huán)境激勵是指在企業(yè)中營造一種易于企業(yè)員工將自己的隱性知識外化的環(huán)境,主要包括便利的辦公自動化系統(tǒng)、適于隱性知識外化的技術(shù)平臺、扁平化的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和提倡知識共享的企業(yè)文化等。
通過以上各種措施使得企業(yè)員工主動將自己頭腦中的無意識、欠編碼化和有意識、欠編碼化的兩種類型的隱性知識表達(dá)出來,實現(xiàn)這些隱性知識的外化。然后對這些外化的隱性知識進行編碼,存入專家專長庫中。
4.3 知識元(節(jié)點)標(biāo)引
通過隱性知識的間接外化和直接外化,我們獲得了強的隱性知識的線索和編碼化的弱的隱性知識。為實現(xiàn)對隱性知識的管理,接下來,需要對這些我們通過直接和間接外化獲得的弱的隱性知識和強的隱性知識的線索進行統(tǒng)一的規(guī)范性描述,也即進行知識元標(biāo)引,生成索引條目。與一般的顯性知識管理中的標(biāo)引不同的是這里的知識元標(biāo)引生成的索引條目的地址有兩種類型:一種是物理存儲地址(編碼化的弱的隱性知識載體)、另一種是人(強的隱性知識的載體也即專家)。之所以將人作為隱性知識的地址,這是由隱性知識的個體性(或私人性)決定的。隱性知識的個體性首先表現(xiàn)在隱性知識是個體通過長期的生產(chǎn)和生活實踐獲得的,隱性知識獲取的整個過程較少或不需要環(huán)境的支持,也即隱性知識是專屬于個人的,以人作為隱性知識的載體也可以做到產(chǎn)權(quán)明晰;其次表現(xiàn)在隱性知識是以人腦為載體的知識,具有主體依附性。其知識元標(biāo)引如圖2所示:
4.4 知識元(節(jié)點)關(guān)聯(lián)
知識元標(biāo)引完成之后,接下來就是建立各知識元之間的關(guān)系,以生成一張對企業(yè)隱性知識進行管理的主題圖。主題圖是一種基于主題的元數(shù)據(jù)組織和描述工具,提供了語義級的知識導(dǎo)航和組織方式,它可以表示知識概念之間的相互關(guān)系。定位某一知識概念的資源位置。在本文中,主題圖的構(gòu)建是基于Protege+TMTab的,在集成TMTab的Prottege開發(fā)環(huán)境下,可以
創(chuàng)建自己的XTM本體,并可以以XTM的格式導(dǎo)出本體。在使用Protege+TMTaB構(gòu)建主題圖時,知識元之間關(guān)聯(lián)建立的依據(jù)主要有兩個,一個是知識元中各主題詞之間的語義關(guān)系,這些語義關(guān)系主要包括屬分關(guān)系、同義關(guān)系、相關(guān)關(guān)系、近義關(guān)系、主題邏輯關(guān)系等;另一個依據(jù)是知識元中專家的個人人際網(wǎng)絡(luò),依據(jù)專家之間的這種相識關(guān)系建立知識元之間的關(guān)聯(lián)。通過每個專家的個人人際關(guān)系信息建立企業(yè)級的人際網(wǎng)絡(luò),以便通過專家找專家,建立專家間的知識交流的信任關(guān)系,如圖3所示:
通過以上過程構(gòu)建的企業(yè)隱性知識主題圖能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)隱性知識的定位,也即形成一個有關(guān)企業(yè)隱性知識的語義索引。通過該索引我們可以實現(xiàn)基于語義的檢索,方便用戶查找到自己所需的隱性知識和隱性知識載體(隱性知識專家),實現(xiàn)對企業(yè)隱性知識的有效管理和利用。
1 檔案管理和知識管理的概述
檔案管理顧名思義就是對檔案實施管理的一個過程,在企業(yè)中也可以稱這一管理過程為檔案工作。這項工程的實施依據(jù)主要在于企業(yè)內(nèi)部明文檔案進行有效管理。在這個過程中進行的管理檔案在我國各個行業(yè)都有廣泛的涉及,也就是說對企業(yè)內(nèi)部進行有效的檔案管理是非常重要的。對于檔案管理來說其對促進我國社會發(fā)展起到非常重要的作用,使得這項管理在我國得到較為廣泛的應(yīng)用。在目前知識管理出現(xiàn)之后,在對這兩種管理方式進行比較的過程中,了解到由于知識管理在我國實施的時間還不是很長,這就導(dǎo)致人們對這種管理方式的重視性還存在很大的弊端。在對知識管理進行全面研究中,了解到知識管理本身就是通過管理人員自身知識層次對企業(yè)進行相應(yīng)管理,并在這一過程中提升企業(yè)自身應(yīng)變和創(chuàng)新能力。在目前企業(yè)內(nèi)部實行的知識管理主要包括四個方面工作。第一,在進行管理之前,按照企業(yè)自身特點建立有效的知識庫,這對提高管理的便利性求導(dǎo)不可忽視的作用。第二,在進行管理的過程中還需要員工對自身具備的知識層面有一個全面的了解,在這個過程中需要管理人員在進行溝通交流的時候能夠按照自身具備的知識特點進行交流。第三,要想保證知識管理的順利實施,還需要在實施知識管理的時候?qū)ζ渲猩婕暗沫h(huán)境進行有效改善,這里所說得到改善并不是對企業(yè)的發(fā)展模式進行改善,而是針對于知識管理的實施在其中創(chuàng)建能夠全面遵循知識管理的環(huán)境狀態(tài)。第四,要想保證知識管理的全面實施,并在實施的過程中相應(yīng)人員能夠?qū)@一管理過程起到高度重視,就需要將知識層次做出合理的轉(zhuǎn)變,這里所說的轉(zhuǎn)變主要在于將知識轉(zhuǎn)化為人員自身資產(chǎn),這樣在實施管理的過程中人們才能夠?qū)@管理方式起到高度重視。在將檔案管理和知識管理進行結(jié)合的時候,對其內(nèi)部涉及的文件信息也需要保持其自身的規(guī)范性,并且在實施檔案管理的過程中對涉及的相應(yīng)程序能夠全部遵循,從根本上實現(xiàn)業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流的聯(lián)合管理,對促進企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展起到非常重要的作用。
2 檔案管理與知識管理的聯(lián)系
2.1 管理流程類似
在企業(yè)內(nèi)部實施的各項管理在流程上都很相似,大致可以概括為檔案的收集、整理和保管這三個步驟。這三個步驟對于檔案管理和知識管理來說都是缺一不可的,這兩者之間表現(xiàn)的差異主要在于除了上述三個步驟之外,在其他實施管理步驟上的差異。
2.2 管理目的接近
不管是檔案管理還是知識管理,其自身的根本目的都是促使企業(yè)得到更好的發(fā)展。在實施檔案管理的過程中是通過對檔案信息的整理和收納,為人們進行檔案查詢工作提供一定便利。而對于知識管理來說其根本目的在于管理人員通過自身知識素養(yǎng),對企業(yè)內(nèi)部存在的相應(yīng)信息進行管理,借以滿足相應(yīng)信息自身知識層次的提升。另外在企業(yè)內(nèi)部采用檔案管理或者知識管理還可以在本質(zhì)上提升企業(yè)自身競爭力度,對企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展有著不可忽視的作用。
2.3 管理對象重疊
檔案管理的對象是檔案文件,知識管理的對象是知識。有知識性意義的東西,才能納入檔案管理,而能夠納入知識信息檔案管理的,都不外乎以紙質(zhì)的書面形式或是以電子檔案形式而存在。知識可來源于日常各項活動中形成的文件與檔案,也可來源于通過收集整理方式得來的各種紙質(zhì)數(shù)據(jù)庫等。也就相當(dāng)于文件檔案也是屬于知識的范疇,也是知識管理工作中的重要管理對象。文件檔案是檔案管理和知識管理的管理對象相重疊部分,可見檔案管理與知識管理的管理對象是相近且有重疊的。
2.4 管理技術(shù)相同
在兩種不同的檔案管理方法中,運用的管理技術(shù)卻是相同的。由于這兩種方法都要順勢時代的發(fā)展需要。隨著計算機技術(shù)的普及,人們對信息化、數(shù)字化的要求不斷提高。檔案管理作在對相關(guān)案卷進行整理、錄入、保管的時候,大多都采用計算機工作的方式。這樣不僅提高工作效率更能有效地減少一些錯誤的發(fā)生。知識管理工程中,也在越來越多的利用大的信息環(huán)境,對先進的技術(shù)應(yīng)用程度也在不斷地提升,進而滿足人們對知識層面的各種需求,可見這兩種管理方法所運用的管理技術(shù)是相同的。
3 檔案管理與知識管理相差相異
3.1 人們通常運用的檔案管理,主要是相關(guān)的檔案管理工作人員對一些紙質(zhì)的案卷進行整理和保管。是一項較為單一的工作,所需要的知識含量不一定非常豐富,但是知識管理方法則是進行理論化和概念化的工程,包含著更高層面的東西在其中。
3.2 信息化不斷發(fā)展的今天,電子檔案的管理得到了充分的運用。傳統(tǒng)的檔案管理著重強調(diào)對文本本身的管理,而知識管理則更加重視對檔案文件中所包含的信息和知識的管理,二者的側(cè)重點不同。
3.3 傳統(tǒng)的檔案管理主要是強調(diào)對檔案文件的整理和保管,使其具有長遠(yuǎn)的存在性,以方便個人和企業(yè)對相關(guān)文件的查閱,這一工作相當(dāng)于博物館的管理工作,目的是要使其長久的保留。而知識管理則不同,強調(diào)的是對檔案文件中的知識部分和信息內(nèi)容進行有效地利用,側(cè)重應(yīng)用性。這是兩者之間較為深層次的差異。
3.4 從管理的內(nèi)容和對象上來看,二者之間存在著很大的差異。檔案管理的對象就是檔案文件本身,是具體的有形的文件,而知識管理則是對文件中包含的信息和知識進行管理,知識管理的對象具體來說應(yīng)該是抽象的知識是隱形的,所以這又是兩種管理方法的不同之處。
關(guān)鍵詞:國有企業(yè);知識管理;管理方法
當(dāng)前隨著經(jīng)濟改革的不斷加深,國有企業(yè)管理當(dāng)中出現(xiàn)的問題也是越來越多,在管理上必須尋求轉(zhuǎn)變才能獲得新的發(fā)展,為國有企業(yè)發(fā)展獲取新的動力,知識管理模式是一種新型管理模式,在當(dāng)前市場經(jīng)濟競爭越來越激烈的情況下,知識管理其所具備的獨特優(yōu)勢,使得其在企業(yè)管理當(dāng)中獲得了長足發(fā)展,因而國有企業(yè)也要不斷應(yīng)用知識管理方法,不斷構(gòu)建自身企業(yè)的知識管理系統(tǒng)框架,從而不斷提高國有企業(yè)的管理水平。
一、企業(yè)知識管理概述
隨著人們邁進知識經(jīng)濟,知識管理也營運而生,如何對知識進行優(yōu)化開發(fā)和利用,使知識更好地為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多價值,是企業(yè)管理者所關(guān)注的重要問題。企業(yè)知識管理系統(tǒng)則是企業(yè)對如何實施知識管理技術(shù)的一個全方位體系,在企業(yè)管理過程中起著重要的支撐作用,對于知識管理系統(tǒng)的內(nèi)容主要是包括兩個方面,一方面是對企業(yè)知識管理系統(tǒng)概念結(jié)構(gòu)的分析,一方面是如何實現(xiàn)企業(yè)知識管理的方法和技巧,國有企業(yè)在構(gòu)建知識管理系統(tǒng)過程中也應(yīng)該從這兩個方面內(nèi)容上入手,這樣才能抓住知識管理的精髓,不斷提升國有企業(yè)管理效率。知識管理在國有企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用對于提升企業(yè)本身核心競爭力具有重要價值,主要表現(xiàn)在兩點上:一是知識管理能夠通過構(gòu)建知識平臺來促進國有企業(yè)的競爭力增長。通過知識管理對外界環(huán)境的探查分析,能夠讓企業(yè)在復(fù)雜市場環(huán)境當(dāng)中掌握更多的市場信息,讓企業(yè)不斷進行技術(shù)創(chuàng)新,借助強大的數(shù)字平臺讓員工能夠共享知識平臺,從而不斷為國有企業(yè)發(fā)展提供創(chuàng)新助力;二是知識管理能夠不斷提升國有企業(yè)的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力,也是國有企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵,知識管理使得企業(yè)對于知識的應(yīng)用利用程度達(dá)到最大化,通過傳播、共享和使用知識來刺激企業(yè)內(nèi)部的知識創(chuàng)新,使得國有企業(yè)內(nèi)部能夠形成良好的知識創(chuàng)新循環(huán),從而建立起相應(yīng)的知識創(chuàng)新機制,不斷為國有企業(yè)發(fā)展培養(yǎng)創(chuàng)新能力。
二、國有企業(yè)知識管理系統(tǒng)框架分析
(一)、知識管理系統(tǒng)的框架層次分析
知識管理系統(tǒng)在層次上主要可以分為四個層次:第一層是方法層,這一層主要關(guān)注知識管理的實施和推進方法,管理的重點是在于知識管理本身的動態(tài)性,對企業(yè)內(nèi)部如何實施知識管理提供一種可行性的方法論,而具體的實施方法和指導(dǎo)是需要企業(yè)管理者本身不斷進行探索的,通過方法層的構(gòu)建能夠幫助企業(yè)在內(nèi)部更快、更有效實施知識管理推進,能夠讓知識管理在國有企業(yè)當(dāng)中發(fā)揮出重要作用來;第二層是技術(shù)層,這一層關(guān)注的是知識管理中的技術(shù)層面,所涉及到的方面也比較多,所以這一層是需要注意全面性,在國有企業(yè)內(nèi)應(yīng)該建設(shè)知識管理IT平臺,為企業(yè)內(nèi)的員工提供共享的知識平臺,讓企業(yè)內(nèi)員工都能夠享受到相應(yīng)的知識技術(shù),并且要為知識管理提供安全系統(tǒng)平臺,同時在國有企業(yè)內(nèi)部建立專業(yè)的安全管理制度,并且建立起相應(yīng)的實施方法來支持知識管理;第三層是應(yīng)用層,這一層主要是關(guān)注知識管理的應(yīng)用效果,利用知識、管理知識所得到的決策知識或是業(yè)務(wù)幫助都是知識管理的效果表現(xiàn),在這一過程中重要的是組織企業(yè)內(nèi)員工加強專業(yè)知識學(xué)習(xí),加深業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí),從而將知識應(yīng)用到實際工作當(dāng)中,不斷提升員工自身素質(zhì),也能夠提升整個企業(yè)的知識素質(zhì)水平;第四層是戰(zhàn)略層,這一層主要關(guān)注企業(yè)內(nèi)部綜合性戰(zhàn)略計劃發(fā)展,關(guān)注國有企業(yè)在市場發(fā)展當(dāng)中的知識競爭力變化,在這一層當(dāng)中對知識的管理主要表現(xiàn)在對知識管理框架的全面認(rèn)可和構(gòu)件,并從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略角度上認(rèn)可知識管理的地位,從而在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)件起完全的知識管理系統(tǒng)框架,為企業(yè)內(nèi)部知識交流、共享創(chuàng)造良好氛圍。
(二)、國有企業(yè)推進知識管理的方法
國有企業(yè)在建立知識管理系統(tǒng)框架過程中,除了根據(jù)框架四個層次來進行建設(shè),還應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)的發(fā)展情況,從自身的實際發(fā)展角度出發(fā)來不斷完善知識管理系統(tǒng),從而不斷提升國有企業(yè)的管理水平。在管理上首先是要改革傳統(tǒng)的管理體制,轉(zhuǎn)變企業(yè)管理觀念,在企業(yè)內(nèi)部營造出學(xué)習(xí)型的組織文化,讓員工能夠自然受到企業(yè)的知識管理熏陶,多進行自我學(xué)習(xí)和與人交流學(xué)習(xí),不斷碰撞出在知識上的新火花,這對于提升企業(yè)的創(chuàng)新能力也是非常有幫助的。其次國有企業(yè)應(yīng)該不斷完善知識共享平臺,建立業(yè)務(wù)知識庫,讓企業(yè)內(nèi)部的員工都能夠在平臺中不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識。通過知識共享平臺的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)知識共享,發(fā)揮機體的智慧來不斷激發(fā)企業(yè)內(nèi)部的創(chuàng)新能力,同時知識庫又是在不斷更新的過程,促使企業(yè)整個知識管理水平也在不斷向前發(fā)展。
結(jié)語:
知識管理內(nèi)涵豐富,在現(xiàn)代企業(yè)管理當(dāng)中占據(jù)著重要地位,國有企業(yè)作為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要支柱,其管理質(zhì)量直接影響了國有企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展,因而國有企業(yè)應(yīng)該認(rèn)真分析當(dāng)前國有企業(yè)所處的發(fā)展形勢,應(yīng)用知識管理方法來重構(gòu)國有企業(yè)管理模式,這樣才能更好地為國有企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新服務(wù),推動國有企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的發(fā)展,提升國有企業(yè)的核心競爭力。
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論文摘要:最近幾年來,知識管理研究已開始拓展到圖書情報領(lǐng)域,出現(xiàn)了許多新的動向和趨勢。不過,在當(dāng)前知識管理研究熱潮中,大部分是介紹和跟蹤國外知識管理的理論進展或企業(yè)知識管理的,而時知識管理與圖書情報學(xué)互動的研究很少涉及。因此,我們必須加強這方面的研究,以促進圖書館學(xué)的創(chuàng)新和我國圖書情報事業(yè)的全面發(fā)展。
1圖書館知識管理對圖書館管理模式的創(chuàng)新
根據(jù)工作復(fù)雜程度和相互依賴程度的高低,圖書館知識管理模式可以分為事務(wù)模式、專家模式、集成模式和協(xié)作模式。
知識管理的事務(wù)模式的最大特點是“知識的規(guī)范”,通過核心業(yè)務(wù)知識的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化確保核心業(yè)務(wù)活動持續(xù)穩(wěn)定地開展。它強調(diào)知識的系統(tǒng)化、運作的自動化,或工作常規(guī)化、操作程度化、員工行為標(biāo)準(zhǔn)化,不需要太多創(chuàng)造性的員工。這種模式在工作復(fù)雜程度和相互依賴程度上都比較低。
知識管理的集成模式著眼于“整體最優(yōu)”,著重于跨部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào),通過業(yè)務(wù)集成的方式促使掌握相關(guān)知識的各部門形成統(tǒng)一的運作規(guī)則和行動標(biāo)準(zhǔn),充分發(fā)揮共享目標(biāo)體系和信息反饋體系的作用,使各部門的功能性決策建立在整體運營效率最大化的基礎(chǔ)之上。這種模式在相互依賴程度相對高,在工作復(fù)雜程度相對低。
知識管理的專家模式注重從“專家”的工作中獲取核心業(yè)務(wù)發(fā)展的推動力,發(fā)揮“明星效應(yīng)”,要求圖書館必須采取特別的激勵手段吸引具有專門知識的個人,鼓勵他們進行價值增值活動,并通過圖書館知識資本的內(nèi)部運營來培養(yǎng)圖書館內(nèi)部的業(yè)務(wù)骨干。這種模式在相互依賴程度相對低,在工作復(fù)雜程度相對高。
知識管理的協(xié)作模式注重從全局角度來綜合各種知識領(lǐng)域,調(diào)動各方面的知識儲備來解決錯綜復(fù)雜的問題,尤其強調(diào)學(xué)習(xí)型組織“共同超越”理念的挖掘,建立起激勵員工們參與知識共享的機制,共同關(guān)注個人和集體創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。這種模式在工作復(fù)雜程度和相互依賴程度上都比較高。
2圖書館知識管理對圖書館管理方法的創(chuàng)新
目標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理、集成管理是圖書館常用的管理方法,圖書館知識管理將創(chuàng)新這些管理方法。
2.1圖書館知識管理對目標(biāo)管理的揚棄
目標(biāo)管理是以重視成果的思想為指導(dǎo),共同確定一定時期的總目標(biāo),通過層層分解目標(biāo)、自我控制、自我管理手段來達(dá)到目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。圖書館目標(biāo)管理,實際上就是目標(biāo)管理方法在圖書館中的應(yīng)用。雖然圖書館目標(biāo)管理有利于調(diào)動圖書館工作人員的積極性,有利于圖書館從分散性管理向系統(tǒng)性管理過渡,從單項管理向綜合管理過渡,有利于提高圖書館專業(yè)隊伍的素質(zhì)和工作效率,但是在圖書館目標(biāo)管理實踐中,經(jīng)常遇到兩個棘手問題:①難以協(xié)調(diào)目標(biāo)間的沖突。雖然在目標(biāo)管理中,圖書館有一個總目標(biāo),但是各部門、小組的具體目標(biāo)是不同的,有時這些具體目標(biāo)間存在沖突。有些部門和個人為了更早或更輕松地完成自己的工作任務(wù),往往不顧大局,不愿或很少為其他部門多做些貢獻(xiàn),從而對圖書館目標(biāo)管理起了阻礙作用。②難以激發(fā)員工的工作熱情與創(chuàng)新精神。盡管圖書館目標(biāo)管理提倡運用授權(quán)理論、自我控制理論、激勵理論,發(fā)動并鼓勵圖書館全體人員參與制定、實施、評價目標(biāo)的全過程,但在目標(biāo)管理實施過程中,員工主動地、自覺地為實現(xiàn)目標(biāo)所作貢獻(xiàn)是不夠的,他們往往是為完成計劃任務(wù)而工作,而沒有從內(nèi)心深處調(diào)動員工的工作熱情和創(chuàng)新精神。
圖書館知識管理引人人力資本管理理念,以人為本,尊重員工的作用和重視員工本身的發(fā)展,強調(diào)運用權(quán)變管理思想來加強對員工的管理,以柔性管理方式取代目標(biāo)管理中的硬性管理,使員工的工作熱情與創(chuàng)新精神能夠得到最大限度地釋放;圖書館知識管理通過建立靈活的扁平化知識型組織—知識型團隊來弱化等級,注重平等參與,克服了目標(biāo)管理中存在的上下信息溝通不暢、信息失真甚至阻塞的弊端,也有利于在圖書館內(nèi)營造一種平等競爭的氣氛,充分發(fā)揮人的積極性和創(chuàng)造性;圖書館知識管理還通過營造一種知識共享文化,形成一個能夠讓知識自由流動的環(huán)境,這樣就可協(xié)調(diào)圖書館各部門的工作任務(wù)和員工間的關(guān)系,使圖書館成為一種學(xué)習(xí)型組織,從而促進知識共享和知識創(chuàng)新。
2.2圖書館知識管理對全面質(zhì)量管理的揚棄
圖書館全面質(zhì)量管理是圖書館為保證和提高信息服務(wù)質(zhì)量,動員圖書館的各個部門和全體員工,綜合運用管理技術(shù)、專業(yè)技術(shù)、思想教育、經(jīng)濟手段和科學(xué)方法,建立健全服務(wù)質(zhì)量保證體系,對服務(wù)的全過程實行有效控制,從而經(jīng)濟地開發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)和提供用戶滿意的信息產(chǎn)品與信息服務(wù),做到最適質(zhì)量、最低消耗、最優(yōu)生產(chǎn)和最佳服務(wù),最終實現(xiàn)不斷提高服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)。圖書館實施全面質(zhì)量管理必須做到:①對質(zhì)量的全面承諾;②面向用戶;③不斷改進操作系統(tǒng);④協(xié)同工作;⑤重視培訓(xùn);⑥為員工授權(quán)和尊重員工;⑦測度績效;⑧持續(xù)改進。然而,一些障礙使全面質(zhì)量管理難在圖書館實施,這包括心理障礙、術(shù)語障礙、承諾上的障礙、過程中的障礙、職業(yè)化的障礙和測度工具上的障礙。因此,國外盡管建立了多種圖書館全面質(zhì)量管理模型,但圖書館全面質(zhì)量管理實踐并未象企業(yè)全面質(zhì)量管理那樣得到廣泛推廣。
Carl Gustav Johannsen認(rèn)為全面質(zhì)量管理本質(zhì)上是一種密集型信息管理。所以信息管理與知識管理的區(qū)別也體現(xiàn)在圖書館全面質(zhì)量管理與圖書館知識管理中。與圖書館全面質(zhì)量管理相比,圖書館知識管理在管理對象、管理方式和管理技術(shù)上都有所拓展。在管理對象上,圖書館全面質(zhì)量管理往往注重的是編碼化的信息、流程和顯現(xiàn)知識;而圖書館知識管理不僅關(guān)注上述對象,更重視員工隱性知識的管理,努力把員工腦子里的觀念、點子轉(zhuǎn)化成可以共享的知識,以提升圖書館的核心競爭能力。在管理方式上,圖書館知識管理可以將信息管理和協(xié)同合作緊密結(jié)合起來,將個人知識(隱性知識)轉(zhuǎn)化為集體知識(顯性知識)并將新的顯性知識傳遞給員工,使這種顯性知識再被其他員工吸收,成為指導(dǎo)個人行為的新的隱性知識。在管理技術(shù)上,圖書館知識管理深化了對包括計算機技術(shù)、通訊技術(shù)等先進信息技術(shù)的運用,充分利用數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能技術(shù)獲取信息中隱含的知識;廣泛利用大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、新型檢索技術(shù)、智能、搜索引擎以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、群件技術(shù)來保證知識的存貯、傳播和共享。
1知識管理的內(nèi)涵及其核心流程
1.1知識管理的內(nèi)涵
要了解知識管理,首先要知道什么是知識。一般而言,知識并不簡單地等同于數(shù)據(jù)和信息,它是有價值的信息,包括顯性知識和隱性知識兩種知識類型。知識管理的內(nèi)涵是知識的創(chuàng)造和知識的利用,沒有知識就不可能存在知識管理;同時,知識管理是一種以知識為中心的管理,強調(diào)知識與人的結(jié)合和知識創(chuàng)造價值。那么,什么是知識管理?由于研究目的、角度不同,不同的學(xué)者對此存在多種不同的理解和認(rèn)識。邱均平認(rèn)為,狹義的知識管理,主要是對知識本身的管理,包括對知識的創(chuàng)造、獲取、加工、存儲、傳播和應(yīng)用的管理。廣義的知識管理不僅括對知識進行管理,而且還包括對與知識有關(guān)的各種資源無形資產(chǎn)的管理,涉及知識組織、知識設(shè)施、知識資產(chǎn)、知活動、知識人員的全方位和全過程管理。
從上述定義中我們可以看出,作為一種管理方法,知識理不僅適用于企事業(yè)單位,同樣也適用于政府,這也正是府引入知識管理的原因之一。
1.2知識管理的核心流程
知識管理就是運用知識進行的管理,即知識型的管理。任何管理活動都是由一系列的環(huán)節(jié)和過程組成的,在這些環(huán)節(jié)和過程中不可能離開知識的支撐,所以從這個意義上看,管理的過程也就是一個知識管理的過程。知識管理必須和業(yè)務(wù)流程結(jié)合起來才能創(chuàng)造更大的價值。
各種知識管理方法強調(diào)不同的知識管理任務(wù)。以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向的方法將知識看作是用來完成流程中某項任務(wù)的資源,同時也是該任務(wù)或流程的產(chǎn)品。在弗朗霍夫知識管理參考模型認(rèn)為知識管理包括能推進整體核心流程的所有方法和工具,該流程包括至少4種核心活動,具體為(新)知識的創(chuàng)造、知識的存儲、知識的傳遞和知識的應(yīng)用。
這些核心活動構(gòu)成了一個完整的流程,并且這4種活動處于同等重要的地位,單獨完成某一項活動是不完整的,只有采用所有這4種活動來實施整個流程,才能使知識管理活動有價值,從而達(dá)到提高組織績效的目的。
2電子政務(wù)及其流程概述
人類步人知識經(jīng)濟社會,知識已經(jīng)取代物質(zhì)經(jīng)濟成為生產(chǎn)過程的主導(dǎo)因素,成為財富創(chuàng)造的最主要來源。在這一發(fā)展背景下,以電子政務(wù)為標(biāo)志的政府革命成為知識經(jīng)濟下政務(wù)建設(shè)的必然趨勢,知識經(jīng)濟在很大程度上改變了政府的運作結(jié)構(gòu)和方式,有力地推動了電子政務(wù)的發(fā)展。
2.1電子政務(wù)概述
電子政務(wù)(e—govemment)是近幾年興起的概念,是信息技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。中國從1997年正式啟動了“政府上網(wǎng)工程”,從而邁入了電子政務(wù)建設(shè)的潮流。美國作家GradyMeans和David~hneider在《資本主義的研究))(MetaCapitalism)一書中認(rèn)為,電子政務(wù)是“用信息技術(shù)來改進政府工作效率,創(chuàng)造價值和建立新的政府、企業(yè)和公民之問的關(guān)系”。可見,電子政務(wù)是一個高效率的政府運行過程,主要是指在政府內(nèi)部行政電子化與自動化的基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代計算機和通信技術(shù),建立起網(wǎng)絡(luò)化的政府信息系統(tǒng),為企業(yè)、社會組織和公民提供政府信息和其他公眾服務(wù)。
電子政務(wù)與傳統(tǒng)政務(wù)相比,除了辦公手段不同之外,行政業(yè)務(wù)流程也不同。傳統(tǒng)政務(wù)的機構(gòu)臃腫,管理層次多,上下層之間信息溝通慢,費用多,行政流程復(fù)雜,辦事效率低;電子政務(wù)的發(fā)展使得這些問題迎刃而解,不僅優(yōu)化了行政流程,又極大地消除了政府內(nèi)部的“信息孤島”,降低了行政運作成本,實現(xiàn)了政府與公眾的直接對話,使現(xiàn)代政府辦公更加高效、快捷和方便。
2.2傳統(tǒng)政務(wù)流程的弊端
政府傳統(tǒng)的管理模式最初源于亞當(dāng)·斯密的“勞動分工原理”;隨后泰勒的“科學(xué)管理理論”提出了工作專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化以及管理制度化等理論;法約爾在泰勒的基礎(chǔ)上提出了包括“計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制”五個環(huán)節(jié)的組織管理流程;韋伯倡導(dǎo)的科層制行政組織模型則為現(xiàn)實中以職能分工與層級制為核心的行政組織流程的完善提供了系統(tǒng)化的理論基礎(chǔ)。這種管理模式曾經(jīng)在人類社會的發(fā)展中發(fā)揮過巨大的作用,但是隨著信息社會的到來,這種流程管理模式顯露出弊端,主要表現(xiàn)為:第一,分工過細(xì),導(dǎo)致整個流程運作時間過長,成本居高不下;第二,政府部門之間權(quán)利分割,不同部門之間以及同一部門內(nèi)部不同科室之間缺乏橫向聯(lián)系,導(dǎo)致信息無法共享;第三,政府員工缺乏主動性、創(chuàng)造性,過細(xì)的分工也導(dǎo)致員工注重個人利益而忽視集體利益,弱化了整個組織的績效。
2.3電子政務(wù)流程再造的提出業(yè)務(wù)流程再造是指組織
為滿足客戶要求,對組織內(nèi)部及組織之間的物流、信息流、資金流進行重新設(shè)計和組織,并優(yōu)化人力和設(shè)備等資源的過程。王浣塵認(rèn)為傳統(tǒng)政務(wù)流程是工業(yè)革命的產(chǎn)物,由當(dāng)時的社會環(huán)境和技術(shù)條件所決定并與之相適應(yīng),現(xiàn)已經(jīng)發(fā)展至較為成熟完整的高級階段;電子政務(wù)流程則是信息革命的產(chǎn)物,是隨著信息通信技術(shù)的發(fā)展而由傳統(tǒng)政務(wù)流程調(diào)整優(yōu)化而來。具體來說,電子政務(wù)流程再造包括精簡、重建和改進三個環(huán)節(jié)。
電子政務(wù)的目的是以構(gòu)建服務(wù)型政府為中心,在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)政務(wù)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組,對傳統(tǒng)政府進行持續(xù)不斷地革新和改善,以期實現(xiàn)高效率的政府管理和服務(wù)。可見,電子政務(wù)流程再造必須遵循以公眾需求為導(dǎo)向、以信息技術(shù)為手段、以提高政府績效為目標(biāo)的原則。
知識管理作為辨別、管理和共享政府所擁有的信息資源集成系統(tǒng)的方法,其目標(biāo)是快速而方便地找到所需要的信息,使知識管理的主體一一行政人員可以快速而方便地訪問到所需要的信息和知識,從而使最恰當(dāng)?shù)闹R在最恰當(dāng)?shù)臅r間傳給最恰當(dāng)?shù)男姓藛T。可見,要成功地建設(shè)電子政府,知識管理的作用尤為重要。
政府部門知識管理的關(guān)鍵涵義是,利用知識編碼、知識分類、信息挖掘等工具對政府的知識和信息資源進行有效的組織、開發(fā)、利用,通過建成知識中心、決策支持系統(tǒng)等,充分利用和共享政府以往的經(jīng)驗和知識,充分挖掘政府知識和信息的內(nèi)在潛力,將其真正轉(zhuǎn)化為政府的競爭力,從而創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織,提高政府的服務(wù)創(chuàng)新能力和管理創(chuàng)新能力。
將知識流程管理應(yīng)用于電子政務(wù)中,不僅可以實現(xiàn)電子政務(wù)的高效快捷,而且有助于簡化電子政務(wù)流程,合理優(yōu)化電子政務(wù)資源,節(jié)省電子政府行政成本支出。可見,將知識流程思想引入電子政務(wù)流程再造的過程,是知識經(jīng)濟時代一種具有創(chuàng)新性的方法。
3知識管理在電子政務(wù)流程中的應(yīng)用
電子政務(wù)流程再造包括了精簡、重建和改進三個環(huán)節(jié),下面將圍繞這三個環(huán)節(jié)具體論述知識管理流程在電子政務(wù)流程再造中的體現(xiàn)和作用。
3.1電子政務(wù)流程的精簡
精簡,是從組織的目標(biāo)重新出發(fā),從根本上對每一項流程的價值進行重新思考,取出那些僵化、脫節(jié)、沖突的流程,使業(yè)務(wù)流程得到簡化。電子政務(wù)并不是對傳統(tǒng)政務(wù)的簡單替代,也不是信息技術(shù)和傳統(tǒng)政務(wù)的簡單疊加,而是在運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的同時,對現(xiàn)有的政府組織結(jié)構(gòu)進行重組和再造,簡化業(yè)務(wù)流程程序,降低業(yè)務(wù)流程的中介度,在網(wǎng)上開展審批、申報、備案、年檢、注冊和無紙化辦公流程。
在電子政務(wù)流程精簡的過程中,摒除僵化、脫節(jié)、沖突的流程,實際上就是將以往的信息資源進行優(yōu)化整合,減低知識傳遞的次數(shù),有效控制了信息失真的現(xiàn)象節(jié)約成本,提高政府績效。“一站式服務(wù)”、“一體化辦公“就是電子政務(wù)流程精簡的典型代表。例如昆明在推進陽光政務(wù)工作中,下大力氣精簡規(guī)范行政審批事項,壓縮行政審批時限。對審批事項,該并的并,該撤的撤,該減的減。對審批時限,按照高效、便民的原則,重新設(shè)定,爭取每一個項目的審批時限,在規(guī)定時限內(nèi)壓縮1/2~2/3以上。
3.2電子政務(wù)流程的重建
重建主要是針對組織而言的,是指組織在競爭、變化的原則指導(dǎo)下,根據(jù)新的業(yè)務(wù)要求,利用現(xiàn)代化技術(shù)手段重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程,以提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。它與精簡不同,不是由于績效的提高而帶動的,而是為了獲取績效上質(zhì)的飛躍。進行流程重建最重要的是要讓員工認(rèn)識到部門面臨的機遇和挑戰(zhàn),還會涉及到人員的裁減、組織的重建、工作交替等,因此事先必須對所有員工進行必要的宣傳。
通過組織的重建,可以實現(xiàn)對各職能部門所采集的相關(guān)的信息(知識的創(chuàng)造)進行結(jié)構(gòu)化的存儲(知識的存儲),幫助政府不同機構(gòu)更有效地組織資源、優(yōu)化流程、提升效率和服務(wù)質(zhì)量(知識的傳遞);同時也極大地方便了不同的機構(gòu)對數(shù)據(jù)提取和分析的不同的需求(知識的應(yīng)用)。
3.3電子政務(wù)流程的改進
改進就是在新流程運轉(zhuǎn)中根據(jù)變化的情況,逐步完善流程的設(shè)計,使其更加合理和高效化。具體而言就是要改善傳統(tǒng)政府業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)政府管理和服務(wù)的“簡便、務(wù)實、廉潔、高效”,通過政府業(yè)務(wù)流程再造,建立起電子政務(wù)中比較理想的政府業(yè)務(wù)流程。
2001年底,成都市公共服務(wù)流程再造的實踐探索中,對市政務(wù)大廳進行流程再造,從知識的共享、知識的傳遞、知識的利用等方面進行了相應(yīng)的改進。改進后的政務(wù)大廳能通過電子政務(wù),實現(xiàn)實體的辦證大廳和網(wǎng)上虛擬大廳互相配合,申請人不需要到政務(wù)大廳,而是通過網(wǎng)絡(luò)把相應(yīng)材料發(fā)過去,同時也可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時查詢所申報的事項程度已經(jīng)到了哪個部門,許可沒有,不許可的理由是什么,此外還有一些相關(guān)問題查詢。可見這是一個實體與網(wǎng)上虛擬的政務(wù)大廳的互動,同時也基本上能夠?qū)崿F(xiàn)前臺和后臺的互動。
4結(jié)語
【關(guān)鍵詞】知識管理 知識管理學(xué) 學(xué)科構(gòu)建 體系結(jié)構(gòu)
知識經(jīng)濟時代的到來,對當(dāng)前知識管理能力的考驗更加突出,管理學(xué)界及學(xué)者們已經(jīng)認(rèn)識到管理的核心在于對知識資源的有效管理,而圍繞知識管理的實踐與研究,需要從知識管理的體系結(jié)構(gòu)構(gòu)建中來探討與總結(jié)。
一、開展知識管理學(xué)構(gòu)建的現(xiàn)實意義及理論價值
知識管理是與企業(yè)管理及研究機構(gòu)對知識管理項目的實踐中初步形成的。從實踐來看,對于知識管理思想的探討,需要從現(xiàn)代企業(yè)及組織管理中來分析和梳理,尤其是從知識管理理論和技術(shù),更需要從循環(huán)往復(fù)的過程實踐中來完善和充實。可見,對于理論的出現(xiàn)始終滯后于實踐。我們從知識管理項目中來分析,對于知識管理理論的研究還處于起步階段,局部研究或微觀研究較為成熟,而對于整體研究或宏觀研究則相對落后。開展個人或組織的知識管理理論研究,需要從各行業(yè)、各組織機構(gòu)及學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域中,從實踐的科學(xué)指導(dǎo)中來提煉零散的知識,以建立完善科學(xué)的知識管理理論體系。理論是基于實踐的總結(jié)與回歸,對于國內(nèi)外管理學(xué)者來說,通過對相關(guān)文獻(xiàn)的分析,系統(tǒng)性的研究知識管理理論的發(fā)展特點及要求,從觀點、模型及框架中來積極整合,從理論上來探索知識管理的本質(zhì)與規(guī)律就顯得尤為必要。知識管理理論的研究范圍相對狹窄,就其實踐總結(jié)與概括也缺乏相應(yīng)的理論升華,這種經(jīng)驗的局限性很難適應(yīng)理論研究領(lǐng)域的拓展。由此可見,加強對知識管理學(xué)理論研究,不僅需要從知識管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)和特點上來改進研究方法,還需要從技術(shù)上來構(gòu)建完善、系統(tǒng)的知識管理學(xué)理論體系。統(tǒng)一思路,明確研究主體,促進知識管理學(xué)的健康發(fā)展。
二、知識管理學(xué)的研究背景及發(fā)展趨勢
知識經(jīng)濟時代的興起,與全球經(jīng)濟一體化趨勢,特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用分不開。在以市場化進程發(fā)展的大背景下,知識經(jīng)濟使得組織的外部環(huán)境也發(fā)生了深刻的變化。企業(yè)和組織只有從自身的環(huán)境中來整合資源,才能增強應(yīng)對非線性變化環(huán)境的發(fā)展要求。同時,信息技術(shù)在各領(lǐng)域的深入應(yīng)用,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、知識挖掘技術(shù)、知識組織技術(shù)、專家系統(tǒng)等技術(shù)的出現(xiàn),為知識管理注入了先進的管理方法和技術(shù)支撐,如利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)系統(tǒng)分析、綜合分析、歸納與演繹;利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來實現(xiàn)對知識矩陣、知識內(nèi)容的層次分析;利用數(shù)據(jù)挖掘工具來實現(xiàn)對知識可視化分析與知識資產(chǎn)化管理等。當(dāng)前,通過對全球500強企業(yè)的知識管理實踐的探討,從其組織及機構(gòu)的評估中可見,知識管理已經(jīng)成為時展的潮流,并成為當(dāng)代組織機構(gòu)管理實踐主要的理論依據(jù)之一。知識管理理論是對管理理論和管理思想的繼承和發(fā)展,也是對知識及知識管理諸多學(xué)科領(lǐng)域知識的總結(jié)與創(chuàng)新,特別是近現(xiàn)代以來,隨著現(xiàn)代經(jīng)濟學(xué)、管理學(xué)以及知識經(jīng)濟理論的逐步完善,在企業(yè)管理實踐與改進中,不斷形成了管理理念及思想,也促進了知識管理學(xué)成為獨立的一門綜合性應(yīng)用學(xué)科。
知識管理學(xué)從研究視角來看,主要表現(xiàn)在以下幾點:一是注重學(xué)科領(lǐng)域的研究,特別是對于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上,更是從技術(shù)手段的更新上來獲取知識的組織、存儲、傳播及應(yīng)用。經(jīng)濟學(xué)者與管理學(xué)者分別從知識的利用效率上來提升企業(yè)組織的管理效率,還有學(xué)者從知識資產(chǎn)視角來講知識資源作為企業(yè)的核心資源,并從對知識資產(chǎn)的管理中來凸出知識資本的價值。二是從研究方法的使用上,一方面利用現(xiàn)代計算機技術(shù)和人工智能技術(shù),從人文、社會及經(jīng)濟管理領(lǐng)域來探討知識管理的交叉性和復(fù)雜性;另一方面從知識的實體性上,將知識的管理、維護及應(yīng)用與研究者學(xué)派展開對應(yīng),促進知識管理學(xué)科體系的不斷完善。如技術(shù)派學(xué)者從知識管理的信息化上,結(jié)合計算機科學(xué)和信息科學(xué)來促進知識管理系統(tǒng)、重組與群體等技術(shù)的建構(gòu)與設(shè)計;行為學(xué)派將知識管理對人的影響上,利用心理學(xué)、哲學(xué)、社會學(xué)及商業(yè)管理思路來探討人類個體在管理中的行為及表現(xiàn),并從知識管理過程中來探討學(xué)習(xí)與管理的關(guān)系,從而改進組織的學(xué)習(xí)水平和整體能力。由此可知,對于知識管理學(xué)科的深入研究,從信息技術(shù)和人的行為及心理研究中,來把握知識管理對信息處理及人的創(chuàng)新能力的相互作用,并從經(jīng)濟學(xué)和管理學(xué)上全面認(rèn)識和應(yīng)用知識管理,促進管理工作水平和能力的提升。總體來看,對于知識管理學(xué)的研究,當(dāng)前還處于較為分散的狀態(tài),特別是對于不同領(lǐng)域內(nèi)各知識的相互作用及影響上,由于當(dāng)前知識管理研究深度和廣度的不足,對知識系統(tǒng)工程學(xué)研究還需要從知識管理的跨學(xué)科性上,借助于系統(tǒng)工程思想及方法,來完善和建立“知識系統(tǒng)工程”學(xué)科體系,逐步構(gòu)筑成完整的“知識學(xué)”和“管理學(xué)”的“知識管理學(xué)”工程。
三、知識管理學(xué)的學(xué)科體系構(gòu)建
從知識管理學(xué)的研究內(nèi)容來看,它是集知識、理論、技術(shù)、方法和規(guī)律等為一體的新興學(xué)科,主要包括知識本身、知識資產(chǎn)、人力資本及知識設(shè)備等資源。從層次上來劃分,知識管理活動主要包括宏觀上的知識管理和微觀上知識管理。對于宏觀知識管理主要針對知識資源的配置、管理、調(diào)控與開發(fā)、利用;對于微觀上的知識管理主要側(cè)重于對組織機構(gòu)、個人所擁有的知識資源進行開發(fā)與利用。無論是廣義的知識管理理解還是狹義的知識管理學(xué)寧日,對于知識管理中的各種資源及知識資產(chǎn)來說,都需要從組織管理和個人知識管理中實現(xiàn)對知識的組織、知識活動的全方位、全過程的管理。因此,從知識管理學(xué)的構(gòu)建上,需要從知識管理學(xué)的學(xué)科特點及管理內(nèi)容出發(fā),就其一般理論、方法及規(guī)律踐行總結(jié),以促進知識管理理論對知識管理實踐的指導(dǎo)和跟進。
(1)知識管理學(xué)的管理內(nèi)容的設(shè)定。從知識管理的概念及管理范圍來看,知識管理學(xué)主要分為三個部分:即理論、方法與技術(shù)及應(yīng)用研究。對于知識管理學(xué)的理論內(nèi)容主要體現(xiàn)在三點:一是對于知識管理學(xué)科構(gòu)建的基本問題進行研究,主要從知識管理學(xué)的研究對象、研究目標(biāo)和任務(wù)、研究內(nèi)容體現(xiàn)及學(xué)科性質(zhì),以及與其他學(xué)科間的關(guān)系等;二是從知識的研究中,來設(shè)定知識研究的定義、知識的屬性及分類,以及隱性知識與顯性知識間的轉(zhuǎn)換,知識的獲取、存儲、交流共享及知識價值鏈的形成、知識產(chǎn)權(quán)的保護與評價等內(nèi)容;三是對知識管理的理論研究,主要從知識管理的主體、知識管理的特征及知識管理的產(chǎn)生與發(fā)展中來探討知識管理的范圍及內(nèi)容,研究知識管理的目標(biāo)、模式、原則、思路、評估方法等。對于知識管理學(xué)的技術(shù)與方法研究,主要體現(xiàn)在兩個方面:一是對知識管理的技術(shù)性研究,重點從知識管理與信息技術(shù)的關(guān)系分析上,如何發(fā)揮計算機技術(shù)、人工智能、專家系統(tǒng)及知識數(shù)據(jù)庫技術(shù)來提升知識管理的技術(shù)水平;二是從知識管理的方法性和工具性上,探討知識管理體系中的各知識組織的分類及獲取,如知識的組織方法、知識的獲取途徑、知識的傳播模式、知識的應(yīng)用方法等;需要強調(diào)的是,對于知識管理工具的應(yīng)用上,需要從知識倉庫、知識地圖、以及知識管理系統(tǒng)與知識創(chuàng)新中來實現(xiàn)知識管理技術(shù)在各行業(yè)中的成功實施。
(2)知識管理體系結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。知識管理是基于對知識的組織與理解中來完成對知識管理體系結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。首先從知識管理學(xué)的宏觀與微觀分類上,將知識管理學(xué)的學(xué)科分支進行劃分,在宏觀上,把握好知識管理政策、知識管理戰(zhàn)略、知識管理創(chuàng)新與知識教育人才培養(yǎng),以及知識資源配置、知識系統(tǒng)工程等學(xué)科的聯(lián)系;在微觀上,將知識管理組織及政府,以及個人作為知識管理的對象,并從知識管理對象評定中來實現(xiàn)對應(yīng)。其次從知識管理學(xué)的狹義與廣義劃分上,明確國家創(chuàng)新體制建設(shè)的必要性,并能夠從知識管理研究范疇上明確企業(yè)知識管理與個人知識管理的結(jié)構(gòu)變化。如政府知識管理要從政府視角來進行知識獲取、發(fā)現(xiàn)和表達(dá)、組織;企業(yè)知識管理應(yīng)該從企業(yè)知識資源的存儲、檢索、傳遞、開發(fā)利用中來完善;對于個人知識管理則需要從個人自身知識管理學(xué)水平和能力上來完成。
四、結(jié)語及意義
知識管理學(xué)從內(nèi)容及建構(gòu)中,需要從理論上、技術(shù)上、應(yīng)用上加以劃分,并從知識管理理論、知識資源管理理論、知識管理系統(tǒng)工程上加以研究和總結(jié),以必要的技術(shù)、方法和工具來實現(xiàn)對知識的挖掘、對知識工程、知識倉庫、知識管理方法論的形成,以促進其在各類行業(yè)及領(lǐng)域內(nèi)的有效發(fā)揮。可見,從知識管理的本質(zhì)及規(guī)律上來探討學(xué)科構(gòu)建問題,并能夠從知識管理成果及方法上,就其理論價值和理論研究工作進行分析,以從知識管理學(xué)科建設(shè)中來促進本學(xué)科的完善。知識管理學(xué)所涉及的不同的角度和層面,涵蓋了當(dāng)前眾多的學(xué)科領(lǐng)域與實踐,其研究重點和實踐內(nèi)容也不一致,也需要超越它們的界限來建立一個統(tǒng)一的研究空間,來縫合這些研究和實踐中不同的觀念和思想。因此,當(dāng)前最重要的任務(wù)就是要在實踐的基礎(chǔ)上建立一個統(tǒng)一的知識管理理論體系,這是科學(xué)學(xué)賦予知識管理研究者們的使命。
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知識管理的中心是人,應(yīng)用技術(shù)實現(xiàn)知識和信息的共享,通過對信息的管理實現(xiàn)對知識的創(chuàng)新。信息管理是以不同的方式去匯總與組織多種多樣的信息,通過計算機技術(shù)實現(xiàn)對信息的控制與管理,從而為使用計算機查詢檢索信息的人們提供便利,知識管理不同于信息管理,而就知識管理不同人有很多不同的說法,有人認(rèn)為知識管理它是通過技術(shù)的使用實現(xiàn)對知識的分享,實現(xiàn)知識的創(chuàng)新發(fā)展,進而提供出一條管理分享信息的途徑。
二、圖書館知識管理特征
知識管理作為新世紀(jì)的一種新型管理模式,其對于圖書管理發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用,主要特征表現(xiàn)為以下幾點:
第一,人的發(fā)展是管理核心。知識管理的核心是人,人的發(fā)展是整個組織發(fā)展的必要前提與重要基礎(chǔ)。因而人的智力水平、思想理念直接對經(jīng)濟發(fā)展起著重要作用,與此同時,經(jīng)濟發(fā)展的動力與財富創(chuàng)造的源泉是知識,故此,將個人的智慧與組織的發(fā)展相結(jié)合,充分發(fā)揮圖書館里管理人員的價值,對圖書館管理人員知識素質(zhì)的提升與創(chuàng)造力的極致發(fā)揮將會是圖書館知識管理的重心。
第二,創(chuàng)新是知識管理的目標(biāo)。使用新的管理方法代替舊管理方法,大力推進知識創(chuàng)新進程。知識的創(chuàng)新將不僅是經(jīng)濟發(fā)展的核心,更是未來廣闊前景的必要保證。創(chuàng)新知識既要專門的科研部門研究知識的產(chǎn)生,更要機構(gòu)人員對知識進行收集、整理與傳播,實現(xiàn)對知識的利用。要想實現(xiàn)知識創(chuàng)新的圖書館知識管理終極目標(biāo),那么開發(fā)一個全面系統(tǒng)的知識管理系統(tǒng),促進人們對于知識的獲取與應(yīng)用,進而促進圖書館管理人員間頭通過溝通交流得以高效有效獲取知識并激發(fā)出創(chuàng)新靈感,極大程度地豐富與改善圖書館知識與活動,使讀者將對知識的閱讀應(yīng)用于生活工作中實際問題的解決,最終實現(xiàn)圖書館知識的創(chuàng)新目標(biāo)。
第三,信息技術(shù)是管理的工具。存儲量大、傳輸速度快、交流方便順暢的先進信息技術(shù)給圖書管理人員提供了強有力的支持,也極大程度促進了圖書館知識管理快速且穩(wěn)定的發(fā)展。信息技術(shù)的進步在改變?nèi)祟惿a(chǎn)生活方式的同時也推動著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。
三、圖書館管理工作建議
第一,改造傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的金字塔形圖書館管理結(jié)構(gòu)在管理上缺乏靈活,圖書館里上下級間通過逐級傳遞進行交流溝通,這一結(jié)構(gòu)不僅阻礙了信息交流的速率,而且也影響信息的真實性。隨著先進信息技術(shù)流入圖書館,影響著圖書館管理與組織結(jié)構(gòu),改造圖書館的組織結(jié)構(gòu)、形成適應(yīng)發(fā)展趨勢與時代潮流的扁平型等級結(jié)構(gòu),縮短等級鏈的長度同時擴大橫向聯(lián)系面,使得圖書館里內(nèi)形成新的組織結(jié)構(gòu)得以準(zhǔn)確快速傳遞信息。
1.員工平等參與
傳統(tǒng)圖書館有著分明的等級組織結(jié)構(gòu),在進行重大決策時員工參加討論的機會極少,圖書館忽略了其對決策所發(fā)揮的智慧與才能,其實,這一做法也是對人員的浪費。因此,在進行知識管理的過程中,形成一個員工平等參與、充分發(fā)揮自己的才能與智慧為決策的制定貢獻(xiàn)自己的力量,員工一方面積極參加公司事務(wù),極力發(fā)揮自身創(chuàng)造性;另一方面也有助于公司做出正確的決策,對圖書館整體競爭力的提高有促進作用。
2.重組業(yè)務(wù)流程
采用扁平形的圖書館組織結(jié)構(gòu)將不再進行傳統(tǒng)的分工,從傳統(tǒng)職能分配工作?w系轉(zhuǎn)為新型作業(yè)流程的組織結(jié)構(gòu),增強團隊合作與設(shè)計能力,重新對也業(yè)務(wù)流程進行組合,將現(xiàn)代的先進信息技術(shù)應(yīng)用于圖書館業(yè)務(wù)管理,將工作業(yè)務(wù)重新設(shè)計與分析組合,完善圖書館的管理系統(tǒng)與組織結(jié)構(gòu)進而形成靈活、柔韌度強的管理模式,高效快速完成圖書館各項事務(wù),推動圖書館知識管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。
3.以人為主,共享知識
圖書館知識管理工作中,要注意發(fā)揮人的主觀能動性,關(guān)心每一位員工心里所想、所做,給予他們相應(yīng)的管理職位,在自己的職責(zé)范圍內(nèi)對圖書館知識進行組織與開發(fā)應(yīng)用,充分把握并尊重每位員工的個性與追求,給以員工足夠施展才華的空間與機會從而得以將員工創(chuàng)造力與潛力激發(fā)。
第二,通過先進信息技術(shù),如:檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、搜索引擎等的應(yīng)用進行對知識與信息的獲取搜集、加工處理、整合應(yīng)用等,這些數(shù)據(jù)搜搜集檢索技術(shù)有助于推動圖書館知識的共享與交流,使用這些專門的技術(shù)工具也可以完善形成系統(tǒng)科學(xué)的知識管理系統(tǒng),實現(xiàn)知識的高效快速傳遞。
第三,加設(shè)知識主管職位。圖書館知識管理工作的知識主管其主要進行以下方面的工作:在充分全面了解圖書館管理工作的具體事務(wù)與圖書館具體環(huán)境的基礎(chǔ)上,營造出一個信息與知識共享的學(xué)習(xí)環(huán)境,期間及時檢測確保數(shù)據(jù)庫的正常運行以及管理工作的科學(xué)實施,具有較高文化素質(zhì)與業(yè)務(wù)組織協(xié)調(diào)水平的圖書館知識主管將會對圖書館管理工作起關(guān)鍵推動作用。
第四,培訓(xùn)管理組織人員。圖書館的知識管理人員應(yīng)該有著較高文化素質(zhì)與業(yè)務(wù)組織協(xié)調(diào)水平,通過進行培訓(xùn)從而提高他們的知識管理能力、信息傳播水平,促進知識管理的創(chuàng)新進而實現(xiàn)對經(jīng)濟發(fā)展和競爭實力的提升。